保育園でのより良い「打ち合わせの方法」～脱！残業生活！～

こんにちは、主任保育士をしています。”たこぼうす”と言います。

保育者の働き方を考える上で、「打ち合わせ」は大きなポイントだと思います。さっそくですが、こんな打ち合わせはありませんか？

・やたらと打ち合わせの時間が長い。
・話がすぐに脱線しなかなか結論が出ない。
・結局どうなったのかよく分からない。
・決まった人ばかりが発言している。

私が以前勤めていた職場では、上記のような打ち合わせが多かったです。3時間話し合ったにも関わらず、結論が出なくて次の日に持ち越す…なんてことはしょっちゅうでした。また、特定の人ばかりが発言していて、若手だった私は、ほぼ話を聞いているだけという状態も多かったです。

現在の職場では、打ち合わせ（職員全員での会議も含む）は1時間以内に収めています。経験上、1時間以上よい集中力は続きません。1時間で話したいことが話せ、決めたいことが決められる打ち合わせを目指しています。

打ち合わせの工夫の仕方

短時間で充実した打ち合わせをするために、どのような工夫が必要なのか考えていきたいと思います。

1.議題と目的を明確にする

・打ち合わせの議題をレジュメにして、事前にメンバーへ周知しておく

それぞれの議題の目的（共有、確認、結論化、意見交換など）を明確にします。

・議題と目的の周知は、遅くとも打ち合わせの前日までに行うことが鉄則

なぜなら、事前に周知しておくことで、参加メンバーそれぞれが意見をまとめておくことができるからです。打ち合わせの場になって議題を決めたり意見を考えたりすると、どうしてもその場の勢いや雑談の要素が大きい打ち合わせになりがちです。

・1つの議題にかける時間は、10分以内がよい

これは上司に教わったことですが、10分以上討議してよい案が出ない場合は、これ以上討議してもよい案が出ないことが多いです。長引いた時にはスッパリ中断し、仕切り直すことが大事です。

・始めに結論を出すべき議題を進め、残った時間で結論を出さない「意見交換」をのんびりする方式

私が考える理想的な会議の方式です。このようにそうすれば、効率性を求めつつも、雑談が好きな方の思いも組み込むことができます。

とはいえ、なかなか事前に議題を設定し、周知する時間も作れない職場もあるでしょう。そんな職場でも、打ち合わせ開始時に議題を確認するだけでもずいぶん違うと思います。「あ、そういえばこれも…」と思いつきの議題が加わり、長時間化することは、結構ありがちでだと思います。

2.報告事項や企画書は、書面化して事前に配布する

・「聞けば分かること」「読めば分かること」は、書面化して配布する

参加者メンバーは事前に書面に目を通しておき、疑問点などを打ち合わせの場で確認します。

報告や企画プレゼンより先の「意見交換」を行う

よく、報告や企画プレゼンを1から口頭で打ち合わせの場で行う方がいますが、あまりよくないと私は思っています。本来打ち合わせで話し合いたい「本題」とは、報告やプレゼンより先の「意見交換」だからです。

しかしながら、これは保育業界だからかもしれませんが、口頭で報告をしたい方もいらっしゃいます。ある程度は受け入れますが、口頭での報告はリスクも大きいです。受け手によって、書面よりも事実が正しく伝わらなかったり、相手を拘束する時間が長かったりするからです。

口頭での報告は、ニュアンス重視の案件や、コミュニケーションを交えたほうがよい案件などの場合に厳選して行うとよいかと思います。私個人の考えでは、大人数の職員会議では口頭での報告はあまり適していません。

3.時間を守る

・開始時間、終了時間は厳守する

時間を守ることは、信用問題にかかわります。17時に終了しましょう。と言っておきながら、17時半、18時とずるずる長引くような打ち合わせを繰り返すと、次第に参加者は「どうせ長引くだろう」とモチベーションを低下させます。

4.議事録をスピーディに作成する

・議事録は証拠になる

議事録は、「結局のところどうなったのか」が記されている「証拠」となります。しばしば打ち合わせ後に、「これってAに決まりましたよね。」「え？Bじゃなかったっけ？」などと結論がすれ違うことがあります。そんな時、結論のベースとなるのが議事録です。よって議事録作成者は、打ち合わせにおける結論を、丁寧に「確認」していく役割を担っています。

・議事録作成を打ち合わせと同時進行で行う

私は、議事録が完成したら、発行は、可能な限り打ち合わせ当日中に行うようにしています。

打ち合わせと議事録発行にタイムラグが大きくなると、打ち合わせに参加しなかったメンバーが「知らない」もしくは「人伝に聞く」ことが増えます。これは、組織の共有体制として好ましくないと思います。

打ち合わせに参加しなかったメンバーが、当日や翌日に議事録を確認し、「こういうことを話したのか」と「同じように把握」できること、打ち合わせに参加したメンバーも「そうだ、こうなったんだな」と「確認」できることは大事です。

「人」が中心の職場

ここまで一方的に語ってしまいましたが、保育業界もまた「人」が中心の職場です。必ずしも効率性や合理性が適しているわけではありません。「雑談から生まれるものがある」ことも事実です。

ただ、”なあなあ”な状態が恒常化すると、打ち合わせはきちんと機能しません。大事なのは、バランスとニーズかなと最近思います。チームメンバーが結論を急いでいるようであればスピーディに進めますし、チームメンバーが「あーだこーだ」結論の出ない話をしたいのであれば、意見交換を重視します。私自身、まだまだ勉強中です。

みなさんの職場では、どんな打ち合わせをしていますか？
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